Filtru avansat în Excel: exemple. Cum se face un filtru avansat în Excel și cum să îl folosiți?

Mulți angajați de toate tipurile de organizații care trebuie să lucreze în orice fel cu Mircosot Excel, fie ei contabili sau analiști obișnuiți, se confruntă de multe ori cu nevoia de a selecta o serie de valori dintr-o gamă imensă de date. Pentru a simplifica implementarea acestei sarcini, a fost creat un sistem de filtrare.

Filtru normal și avansat

Excel oferă un filtru simplu care rulează din fila Date în versiunea în limba engleză a programului sau folosind o comandă rapidă pe o bară de instrumente care arată ca o pâlnie în formă de conul pentru transfuzia de lichid într-un container cu gât îngust.

În majoritatea cazurilor, acest filtru este o opțiune foarte optimă. Dar, dacă trebuie să efectuați selecția pentru un număr mare de condiții (și chiar câteva coloane, rânduri și celule), mulți se întreabă cum să facă filtrul extins în Excel. Versiunea în limba engleză se numește filtru avansat.

Prima utilizare a filtrului avansat

În Excel, cea mai mare parte a muncii se face cu mese. În primul rând, este convenabil și, în al doilea rând, într-un singur fișier puteți salva informații pe mai multe pagini (file). Deasupra tabelului principal, este de dorit să creați mai multe rânduri, cea mai de sus care este lăsată pentru antet, este în aceste linii că se vor potrivi condițiile filtrului Excel extins. În viitor, filtrul va fi cu siguranță schimbat: dacă sunt necesare mai multe condiții, puteți introduce întotdeauna o altă linie în locul potrivit. Dar este de dorit ca între celulele unei serii de condiții și celule ale datelor inițiale să existe o linie nefolosită.

Cum se utilizează filtrul avansat în Excel, exemple, luați în considerare mai jos.

Aplicarea unui filtru

În tabelul de mai sus, liniile 1 și 2 se referă la intervalul de condiții, liniile 4 până la 7 sunt pentru gama de date brute.

Pentru început, introduceți valorile corespunzătoare în rândul 2, din care filtrul extins în Excel va fi respins.

Pentru a porni filtrul, selectați celulele datelor sursă, apoi selectați fila "Date" și faceți clic corespunzător pe butonul "Advanced".

În fereastra deschisă, este afișat intervalul celulelor selectate în câmpul "Interval inițial". În conformitate cu exemplul dat, șirul are valoarea "$ A $ 4: $ F $ 12".

Campul "Domeniul condiției" trebuie completat cu valorile "$ A $ 1: $ F $ 2".

Fereastra conține, de asemenea, două condiții:

• Filtrați lista în loc;
• Copiați rezultatul într-o altă locație.

Prima condiție vă permite să generați rezultatul în spațiul alocat celulelor din intervalul original. A doua condiție vă permite să creați o listă de rezultate într-un interval separat, care ar trebui specificat în câmpul "Plasați rezultatul în interval". Utilizatorul selectează o opțiune convenabilă, de exemplu, prima, fereastra "Advanced Filter" din Excel este închisă.

Pe baza datelor introduse, filtrul va genera următorul tabel.

Dacă utilizați condiția "Copiați rezultatul într-o altă locație", valorile de la 4 și 5 linii vor fi afișate în intervalul definit de utilizator. Intervalul original rămâne neschimbat.

Ușurința în utilizare

Metoda descrisă nu este în întregime convenabilă, prin urmare, pentru îmbunătățire se utilizează de obicei limba de programare VBA, care este folosită pentru a face macro-uri care permit automatizarea filtrului avansat în Excel.

Dacă utilizatorul are cunoștințe despre VBA, se recomandă studierea unui număr de articole pe această temă și implementarea cu succes a planului. Dacă modificați valorile celulelor din linia 2, filtrul extins alocat Excel, intervalul de condiții se va schimba, setările vor fi resetate, vor reporni imediat și informațiile necesare vor fi formate în intervalul necesar.

Întrebări complicate

În plus față de lucrul cu valori definite precis, filtrul avansat din Excel este capabil să gestioneze interogări complexe. Acestea sunt datele introduse, unde o parte din caractere este înlocuită cu metacaractere.

Tabelul simbolurilor pentru interogări complexe este prezentat mai jos.

Merită să știi că simbolul * poate însemna orice număr de caractere. Aceasta înseamnă că, odată cu introducerea valorii "n *", toate valorile vor fi returnate, indiferent de numărul de caractere după litera "n".

Semnul "?" Înseamnă doar un singur caracter.

Bundle de OR și AND

Ar trebui să fiți conștienți de faptul că informațiile specificate printr-o singură linie din "Domeniul condițiilor" sunt considerate ca fiind logic scrise (AND) în liant. Aceasta înseamnă că mai multe condiții sunt îndeplinite simultan.

Dacă datele sunt scrise într-o coloană, filtrul extins din Excel este recunoscut de operatorul logic asociat (OR).

Tabelul de valori are următoarea formă:

Tabele rezumate

O altă metodă de filtrare a datelor este utilizarea comenzii Insert-Table-PivotTable în versiunea în limba engleză.

Tabelele menționate mai sus funcționează în același mod cu intervalul de date alocat anterior și selectă valori unice pentru a fi analizate în continuare. De fapt, se pare că funcționează cu o listă drop-down de câmpuri unice (de exemplu, numele unui angajat al companiei) și cu gama de valori afișate când este selectat un câmp unic.

Neplăcerile generate de utilizarea tabelelor pivot sunt nevoia de a ajusta manual datele originale atunci când modificați aceste date.

concluzie

În concluzie, trebuie remarcat faptul că domeniul de aplicare al filtrelor în Microsoft Excel este foarte larg și variat. Este suficient să se aplice imaginația și să se dezvolte propriile cunoștințe, abilități și abilități.

Filtrul în sine este ușor de utilizat și de învățat, este ușor de înțeles cum se folosește filtrul avansat în Excel, dar este proiectat pentru cazurile în care este necesar să filtrați informațiile pentru o perioadă scurtă de timp pentru prelucrare ulterioară. De regulă, aceasta nu prevede lucrul cu mase mari de informații datorită factorului uman obișnuit. Aici tehnologiile deja mai bine gândite și avansate pentru prelucrarea informațiilor din Microsoft Excel vin la salvare.

Macroanele scrise în limba VBA sunt foarte populare. Acestea vă permit să rulați un număr semnificativ de filtre care ajută la selectarea valorilor și la ieșirea acestora în intervalele corespunzătoare.

Macrogramele înlocuiesc cu succes multe ore de lucru pentru a compila rapoarte sumare, periodice și de altă natură, înlocuind timpul lung de analiză al unor array uriase cu doar un clic de un secundă.

Utilizarea macrocomenzilor este justificată și incomodă. Oricine a întâmpinat nevoia de a aplica, va găsi întotdeauna, dacă se dorește, suficiente materiale pentru a-și dezvolta cunoștințele și a căuta răspunsuri la întrebări de interes.