Setarea sarcinilor SMART: exemple

Revenind la orice domeniu modern de activitate, fie că este vorba de industria construcțiilor, de sectorul educațional sau de tehnologia informației, se pot întâlni activitățile proiectului. Activitatea proiectului vă permite să formulați corect sarcina, să alegeți un obiectiv și să puneți accentul pe aspecte importante, direcționând cursul general al activității în direcția corectă. În activitatea proiectului, o etapă importantă este stabilirea scopului. Una dintre metodele populare și eficiente de setare a obiectivelor este tehnologia SMART (SMART).

Ce este SMART tasking?

Această tehnologie de stabilire a obiectivelor a apărut mult timp și sa dovedit deja din partea cea mai bună. Datorită acestei metode, este posibilă formularea clară a sarcinii, generalizarea informațiilor disponibile, selectarea termenilor și a cantității de resurse. Orice manager cu respect de sine trebuie să aibă abilitățile de a stabili sarcini pentru SMART.

SMART este o abreviere, care înseamnă:

• Specific - specific.
• Măsurabile - măsurabilă.
• Realizabil - Realizabil.
• Realist - Pragmatic (Real).
• Timed - Definit de timp.

Vom analiza fiecare componentă în detaliu.

Specific - sarcina trebuie să fie specifică

Pentru a crește probabilitatea implementării cu succes a unui anumit proiect, este necesar să se stabilească un obiectiv specific. De fapt, trebuie să decidem în stadiul inițial care va fi rezultatul. În specificarea obiectivului viitor ajută la o serie de întrebări ascunse în spatele acronimului 5W:

• Ce? (Ce?) - Ce am nevoie, ce scop urmaresc, ce vreau să obțin?
• De ce? (De ce?) - De ce am nevoie de această echipă sau de companie?
• Cine? (Cine?) - Cine va lucra la această sarcină?
• Unde? (Unde?) - Unde trebuie să urmăresc această sarcină?
• Care? (Ce?) - Care sunt cerințele și constrângerile cu care va trebui să vă confruntați?

Este important să înțelegem: dacă scopul este unul, atunci rezultatul îl urmează. Orice modificare a planului de rezultate ar trebui să determine modificări ale numărului de obiective.

Măsurabilă - sarcina trebuie să fie măsurabilă

Stabilirea obiectivelor și a obiectivelor pentru SMART necesită o înțelegere clară a ceea ce constituie finalizarea cu succes a acestei sarcini. Măsurarea succesului poate fi exprimată printr-un anumit câștig monetar sau o creștere a traficului web, numărul de audiență și așa mai departe.

Pentru a formula mai clar o sarcină măsurabilă, trebuie să vă adresați următoarele întrebări:

• În ce moment va fi considerat obiectivul soluționat?
• Care dintre indicatorii selectați (suma veniturilor, numărul de vizite la resursa web) are un impact mai mare asupra succesului și indică faptul că sarcina este finalizată?
• Care ar trebui să fie valoarea acestui indicator, astfel încât proiectul sau sarcina să fie considerată finalizată cu succes?

Achevabil - sarcina ar trebui să fie realizabilă

Stabilirea sarcinilor pentru SMART implică stabilirea unei sarcini realiste pe care echipa sau compania dvs. o poate atinge. Acesta este un element extrem de important al sistemului SMART, deoarece are un impact enorm asupra motivației interpretului. Obiectivele inaccesibile nu sunt aproape niciodată terminate. Pentru a nu visa din nou și a adera la realitate, ar trebui să se bazeze pe experiența muncii, pe disponibilitatea anumitor resurse. De asemenea, este necesar să țineți cont de limitările existente.

Următoarele pot servi ca limitări:

• Resursă temporară.
• Disponibilitatea investiției.
• Numărul de angajați / interpreți.
• Cunoștințele și experiența disponibile (capitalul uman).
• Accesul la informațiile necesare.
• Capacitatea liderului de a controla pe deplin procesul de lucru.

Realist - sarcina ar trebui să aibă valoare

Stabilirea sarcinilor pentru SMART este diferită în ceea ce privește adecvarea, este important nu doar să se prescrie procesul de lucru, ci și să se realizeze exact acele obiective care vor fi semnificative pentru companie. Trebuie să alegeți obiective care vor fi utile pe termen lung și care vor permite echipei / companiei să se dezvolte.

Pur și simplu, dacă obiectivul realizat nu are nici un beneficiu, atunci acesta nu este un scop SMART, iar munca pe acesta este irosită.

Este important de menționat că nu numai componenta pragmatică este importantă, ci și compatibilitatea obiectivului cu realitățile companiei, cu principiile executorilor, cu strategia generală de dezvoltare.

Timed - sarcina ar trebui să aibă un interval de timp

Sistemul de setare a sarcinilor SMART impune o serie de restricții interpretului, inclusiv o resursă de timp limitată. La elaborarea unei astfel de sarcini, este necesar să se stabilească un termen limită (limită), depășind automat ceea ce face ca țintă / proiect să nu reușească.

O astfel de restricție influențează pozitiv componenta motivantă și facilitează, de asemenea, controlul asupra îndeplinirii sarcinii.

În mod firesc, sarcina însăși, calculul resurselor etc. ar trebui să fie formate ținând cont de constrângerile de timp. Pur și simplu, timpul necesar pentru finalizarea sarcinii trebuie corelat cu termenele stabilite.

Setarea sarcinilor SMART: Exemplu

Iată o mostră vizuală.

Să presupunem că un angajat al companiei de fabricare a țevilor (să o numim Lena) a primit o comandă mare de la unul dintre clienți, după ce a verificat baza de date pentru disponibilitatea bunurilor, Lena este de acord să o livreze clientului. După o anumită perioadă, clientul apelează la Lena și declară că cantitatea mărfurilor nu corespunde sumei convenite. Acest lucru sa întâmplat deoarece un alt angajat a vândut conducte unui alt client cu o oră mai devreme.

O astfel de curiozitate ar putea fi evitată dacă Lena a lucrat la schema SMART:

• S-Lena formează clar ordinea, află ce cere clientul.
• M - Lena specifică cantitatea de bunuri necesare pe care clientul ar trebui să o primească.
• A - Lena coordonează comanda cu clientul, precum și cu angajații companiei. De exemplu, ar putea suna la depozit și să se asigure că timpul potrivit pentru client va fi suficient.
• R - Acțiunile efectuate ar ajuta la asigurarea faptului că sarcina este fezabilă și nu va crea probleme pentru companie.
• T - Pe baza informațiilor primite, ar fi posibil să se specifice un interval de timp realist.

Astfel, stabilirea sarcinilor pentru SMART ar ajuta angajatul să implementeze înțelegerea concepută fără a submina credibilitatea companiei.

Stabilirea obiectivelor tehnologice SMART în viața de zi cu zi

Abilitățile de a stabili sarcini pe SMART pot fi utile în viața de zi cu zi, deoarece structura activităților proiectului poate fi aplicată în orice scop.

Imaginați-vă că cineva a fost concediat de dorința de a învăța o limbă străină, deoarece aceasta își asumă o slujbă promițătoare ca interpret.

• S - O persoană își modelează clar scopul: să învețe limba. Știe că va lucra singur, știe că această abilitate îi va permite să obțină o treabă bună. De asemenea, știe cu ce dificultăți este conectat acest proces și de unde să înceapă.
• M - Cum se măsoară cunoașterea limbii? În acest caz, prezența unui certificat poate servi ca punct de referință. Un certificat similar poate fi obținut prin promovarea examenelor internaționale.
• A - Este un obiectiv atins? Da. O persoană are o mulțime de timp liber, acces la Internet, posibilitatea de a merge la cursuri și fonduri pentru aceste cursuri.
• R - Există vreun beneficiu pentru această sarcină? Da. De la o asemenea abilitate ca deținerea unei limbi străine, puteți beneficia.
• T - Pentru a nu pierde orele și a nu scrie, o persoană poate pune un anumit interval de timp, să zicem, un an. Acest timp este suficient pentru a obține abilitățile necesare.