Care este fluxul de lucru din organizație

Orice firmă ar trebui să reflecte procesele care apar în ea în documente. Este necesar pentru organizarea internă, este necesar pentru întocmirea rapoartelor în diferite organe de supraveghere. Și toate documentele și informațiile utilizate sunt actualizate în mod constant: unele apar, altele devin caduce. În fine, există un schimb între unități, departamente, doar specialiști. Întregul proces este fluxul de documente din organizație.

Documentul în sine este un obiect material pe care informația este înregistrată sub formă de text, înregistrare audio sau imagine video. Ultimele două categorii nu au fost considerate ca documente ale persoanelor juridice de ceva timp. Cu toate acestea, acum, când organizarea gestionării documentelor electronice se dezvoltă la rate fără precedent, astfel de formulări nu surprind pe nimeni. Un document este destinat pentru stocarea și transferul acestor informații către alte persoane, iar metodele de protecție împotriva utilizării neautorizate sunt furnizate.

Cum se pornește fluxul de lucru pentru întreprinderile mici

Firește, există anumite principii care trebuie respectate atunci când se formează circulația documentelor în cadrul organizației. Să le caracterizăm pentru entitatea juridică nou creată.

Primul lucru care trebuie făcut este de a crea cel puțin un scurt registru al documentelor necesare activității. Nu există o astfel de lege, unde ar fi fost bine documentate. Dar există o practică.

Trebuie să existe un statut, certificate de înregistrare etc. Toată documentația începe cu ele, care la prima se va potrivi într-un fișier.

Dar se vor acumula , de asemenea , documente primare, care, apropo, ar trebui să fie păstrate timp de cel puțin cinci ani. Acestea includ facturi, facturi, documente de plată - orice poate confirma legalitatea tranzacțiilor. Aceasta este considerată cea mai importantă categorie.

În plus, fluxul de documente din cadrul organizației ar trebui să prevadă acumularea de contracte cu partenerii și omologii - acele acorduri care însoțesc omul de afaceri în întreaga sa activitate. Aici puteți folosi experiența predecesorilor. La întocmirea unui contract de închiriere a unei încăperi, prin semnarea unui contract cu o companie străină, puteți utiliza eșantioane de eșantioane. Acestea combină dispozițiile obligatorii cu cele în care puteți lua inițiativa.

În cele din urmă, există documente interne create în departamente și rămase permanent în interiorul dulapurilor de birouri. Acestea includ diferite tipuri de regulamente, instrucțiuni, ordine, rapoarte și așa mai departe. O linie separată poate fi numită numai documentația privind remunerarea forței de muncă a angajaților. Există cerințe legislative foarte stricte în ceea ce privește compilarea și termenii de păstrare în arhivă.

Ce trebuie luat ca bază?

Ca urmare, pentru a crea un flux de lucru mai mult sau mai puțin satisfăcător în cadrul organizației, va fi necesar să revizuiți o mulțime de instrucțiuni și legi. Dar puteți să vă sfătuim și pe altul: să luați ca eșantion o entitate juridică similară cu un regim de impozitare similar și cu o istorie de activitate. Și dacă a existat deja un audit fiscal, puteți obține o consultare de bună calitate.

Ca rezultat, circulația documentelor unei organizații clasificate ca o întreprindere mică nu este foarte dificil de organizat. Este necesar doar să arătăm o scrupulozitate.

Este mult mai dificil în companiile mari, în cazul în care acesta este un sistem întreg, unde circulația documentului trece printr-un ciclu complet: crearea, înregistrarea, transmiterea către destinatar sau transferul către interpret, familiarizarea și, în final, execuția. Ele oferă chiar diagrame de flux de lucru - scheme care reflectă procedura de deplasare a documentelor, din momentul creării acestora până la transferul la depozitare. Desigur, unificarea este imposibilă aici din cauza diferenței în structura întreprinderilor. Prin urmare, fiecare organizație dezvoltă aceste diagrame în mod independent.