Ocupație asistent administrativ. Referentul - l ...

Multe fete de vis pentru a începe o carieră în calitate de asistent administrativ. Acest lucru este destul de normal și aspirație rezonabilă. Dar asta e ceea ce trebuie să faceți (în afară de arata bine), nu cred că toți. Și ar fi meritat. După recenzent - acest lucru nu este doar o „fata frumoasa“ de lângă cap. Este mai degrabă un „ghid“ cu privire la toate aspectele: nerdy și inteligent, găsind o cale de ieșire din orice situație. Vom înțelege mai multe.

Ce trebuie să fie în măsură să fie sigur

În orice organizație, există un asistent administrativ manual. Acesta conține o listă de (, uneori , nu uneori detaliate) taxe. Acestea includ competențe. Omul care a fost norocos pentru a obține un astfel de loc de muncă ar trebui să fie capabil să comunice cu clienții, să negocieze (personal sau prin telefon), pentru a selecta și de a organiza materiale, să pregătească puncte de discuție și mai mult. Asta este, este clar că abilitățile de om ar trebui să fie mult. Specificul depind de direcția firmei. De exemplu, un asistent juridic este necesară pentru a înțelege complexitatea legale. Se întâmplă că această poziție este asociat cu abilitatea de a rezolva probleme organizatorice. Cu alte cuvinte, referentul - o „mâna dreaptă“ a capului. El este întotdeauna în așteptare în aripi, ar trebui să știe tot ce există la șeful pentru activitățile sale.

Unele profesii probleme „speciale“

Există un pic pentru a clarifica ceea ce este în mod normal, „ascuns în spatele scenei.“ Ca examinatorul - aceasta este persoana care vorbește cel mai adesea la șeful, el trebuie să aibă unele aptitudini diplomatice. De ce? Este simplu: capul (mai ales o echipă mare) o dată pentru a face față cu toate nuanțele de relații. De obicei, este - un om de acțiune. Când cineva are o zi de naștere, care va da naștere, care au copii - este interesat doar în legătură cu momentele de lucru. Toate aceste „lucruri mici“ sunt suportate de către asistentul administrativ. El este obligat să spună șeful, atunci când vacanță, avizul de tensiunile create în grup (în cazul în care merită atenția). Se pare că înainte de el asistent administrativ ar trebui să înțeleagă toate, ínlătura de prisos, și apoi capul „sarcina“. Munca nu este simplu! Dar a fost din domeniul taxelor non-formale.

funcții de bază

Ponderea asistent administrativ cade aproape toate hârtiile din firmele mici. În mare - o parte din ea. Asta este, va trebui să învețe cum să compună scrisori, să execute în mod corespunzător trimiterea și primirea, înregistrarea, distribuirea (dacă este cazul), și așa mai departe. Este clar că nu se poate face fără o cunoaștere perfectă a limbii ruse. Scrisori cu erori - stricat fața companiei. Uneori este necesar ca, în această poziție de persoane cu competențe de limbi străine de lucru. Mai mult, examinatorul - aceasta este persoana care conectează angajații societății (sau serviciile sale). Funcția sa este de a corecta distribuția fluxului de informații între unitățile structurale care lucrează pe un singur lucru mare. Referentul - profesia este destul de complicată, pentru că trebuie să țină cont de o mulțime de detalii și fapte. Toate acestea, este necesar să cap se simtă confortabil, nu distras de lucruri mici, de la linia de bază.

calități personale

Deoarece activitatea referentului se bazează pe comunicare, apoi ridica postul de persoana sociabila, non-conflictuală. În orice companie este poziția „cheie“. O persoană care ocupă ea, are un mare impact atât asupra capului și la colegii. Prin urmare, onestitatea este o necesitate. Un alt asistent administrativ trebuie să fie punctual, inteligent, chiar creativ. Trebuie să fie în măsură să găsească o cale de ieșire din orice situație. Referentul în primul rând gândesc la „față“ a angajatorului, și apoi în sine. Nivelul de responsabilitate nu este doar mare, și la nivel mondial. Cu o astfel de sarcină nu se face fiecare. Deci, trebuie să se gândească la acest lucru bine înainte de a vă califica pentru o astfel de poziție. asistent administrativ la locul de muncă ar trebui să poată pune interesele pe arzator spate. Pe teren - tot ceea ce este necesar pentru șeful. Apropo, acest lucru este motivul pentru care majoritatea acestei poziții ocupate de femei, precum și grija pentru femeile vecine în sânge.

informații confidențiale

Este clar că, în astfel de set comuniune aproape de fapte pe care nu este necesar să se dea publicității să fie cunoscut referent. Este nu numai secrete comerciale și secrete comerciale. De multe ori, secretarul, ca un prieten apropiat, încredere și informații personale. Ar trebui să menționez că asistentul trebuie să poată stoca informații confidențiale. Acesta este unul dintre sale de bază competențe profesionale.

Ce este nevoie de educație

Șeful încearcă să alege referentul, pe baza activităților. Adică, un solicitant trebuie să dețină o diplomă corespunzătoare de lucru al companiei. În plus, de multe ori în poziția de a selecta persoanele cu pregătire juridică. Acest lucru este util dacă face de multe ori oferte, pentru a pregăti alte documente. Printre cerințele cele mai de bază: fluență în toate programele de calculator (de birou), capacitatea de a imprima (rapid și competent). Deoarece examinatorul - este, de fapt, consilier, atunci ai nevoie pentru a avea aptitudinile necesare pentru a găsi informații cum ar fi web și offline. Persoana Savvy cu un răspuns rapid pentru a lua o astfel de poziție mult mai des decât titularul „dreptul“ a diplomei, nu știe cum să stăpânească rapid situația.

locul de muncă

Un astfel de post de asistent administrativ, este acum, în practic orice birou. De multe ori, este doar așa-numitele, iar funcția de o persoană îndeplinește diferită. Totul depinde de dimensiunea companiei, obiectivele, numărul de angajați. În unele întreprinderi, secretarul efectuează, de asemenea, funcția de contabilitate, în altele - un avocat și așa mai departe. Acesta este un start bun pentru persoana care doresc o carieră. Într-un interval scurt de timp, puteți învăța o mulțime de abilități de a stăpâni diferite profesii, principalul lucru - pentru a înțelege activitatea firmei, „se simt“, toate cu propriile lor mâini. Dar experimentul „spin“ va fi foarte rapid. Din moment ce o mulțime de informații trebuie să fie prelucrate la mare viteză. Dar dacă reușești, cunoștințele dobândite va fi suficient pentru a începe o ascensiune independentă la limitele pe care le-ați definit pentru noi înșine. Dar acest lucru nu este necesar. Deoarece ocupația referentului, dacă este serios pentru a trata aceasta, este interesant în sine. Acesta vă permite să nu învecina direcția îngustă, stăpânirea în mod constant toate noua bogăție de cunoștințe pentru a îmbunătăți.

Cum să treci de interviu

Dacă decideți că vă va face cu un astfel de lucru responsabil, ar trebui să prezinte un CV la posturile vacante disponibile. Asigurați-vă că pentru a verifica răspunsurile alfabetizare. Vă rugăm să rețineți că greșeli de ortografie va conduce șansele de la zero imediat. Stilul ar trebui să fie, de asemenea, de afaceri reținut. Cuvântul fiecare este cântărit cu grijă și în mod deliberat. Apoi, începe un „test“. Vei avea ceva timp pentru a se dedica, pentru a dovedi că va fi capabil de a fi demn de un asistent manager. Fiecare companie vine cu propriile lor metode. Cu toate acestea, să fie pregătit pentru faptul că trebuie să vorbești cu diverși oficiali pentru a pregăti o serie de documente oficiale, pentru a răspunde la un cuplu de apeluri telefonice. Trebuie amintit, de asemenea, că aspectul dvs. va fi strict controlat. Aceasta este, „inspecta“ din cap pana in picioare. Cel mai adesea, va trebui să demonstreze stilul de afaceri de rochie (machiaj, păr). De asemenea, este de dorit să se folosească arome puternice. Gândiți-vă la fiecare lucru mic! Tot ce trebuie să fii discret, dar atractiv. Sfat: stai umil, dar încrezător. Fii inteligent, dar nu nerușinare. Apoi, totul trebuie să se întâmple în mod necesar!