Regulile corespondenței de afaceri

Succesul în afaceri depinde de mulți factori. Una dintre ele este abilitatea de a construi relații cu clienții și partenerii.

Comunicarea într-un mediu de afaceri este construită în conformitate cu anumite reguli și norme, numite etichete. Datorită respectării reglementărilor simple, interacțiunea este mai rapidă, apar mai puține situații de conflict.

Regulile etichetei de afaceri se aplică atât comunicării personale, cât și corespondenței. Observarea lor promovează înțelegerea reciprocă. În plus, respectând regulile etichetei, veți demonstra respectul față de interlocutor, precum și interesul pentru succesul interacțiunii.

Cum se scrie o scrisoare de afaceri

În primul rând, trebuie să construiți o structură competentă pentru mesajul dvs.

Regulile corespondenței de afaceri presupun că scrisoarea începe cu o referință, urmată de o scurtă introducere, textul principal, încheierea, semnătura, postscriptul, dacă este necesar. Apoi pot exista aplicații. Dacă este vorba de e-mail, atunci toate documentele mari trebuie transmise în fișierul atașat, menționând acest lucru în mesaj.

recurs

Mesajul poate începe cu cuvântul "respectat". Dar rețineți că, în acest caz, la sfârșitul scrisorii nu trebuie să scrieți "cu respect". O altă opțiune este salutul obișnuit. Cererea ar trebui plasată în centrul paginii.

În țara noastră este mai bine să apelați o persoană după nume și patronimic. Dacă nu sunteți familiarizat cu destinatarul personal, puteți să vă referiți la acesta astfel: "Dragă domnule Ivanov".

introducere

În introducerea textului principal, trebuie să subliniem succint scopul scrisorii. Această parte nu trebuie să depășească două fraze.

Conținutul principal

În 2-3 paragrafe, trebuie să descrieți situația, gândurile și dorințele dvs., precum și să puneți întrebări care vă interesează.

concluzie

Normele de corespondență de afaceri necesită, în concluzie, un scurt rezumat al tuturor celor de mai sus. Scrisoarea se termină, de obicei, cu fraze standard, de exemplu: "Cu stimă", "Cu stimă", "Cu recunoștință" și așa mai departe. Specificați-vă numele, prenumele și patronimicul, nu uitați despre post.

post-scriptum

Postscriptul este de obicei scris în cazuri extreme, dacă uitați să indicați ceva important sau trebuie să notificați destinatarului un eveniment care sa produs după scrierea scrisorii.

înregistrare

Scrisoarea trebuie să fie scrisă, decorată frumos. Câmpuri obligatorii. În dreapta, indentarea ar trebui să fie de cel puțin trei centimetri, iar la stânga aproximativ un an și jumătate. Selectați paragrafe pentru a face textul mai ușor de citit. Utilizați fontul Times New Roman de 12 litere.

Dacă folosești simbolismul organizației. Dacă scrieți pe un antet oficial, asigurați-vă că includeți numele companiei, informațiile de contact, rechizitele și sigla în anteturi și subsoluri.

Reguli de politețe

Regulile corespondenței de afaceri nu sunt doar utilizarea unui document standard pentru documente. Orice scrisoare oficială presupune expresia corectă a gândurilor dvs., chiar dacă o scrieți pentru a vă exprima o afirmație.

Nu puteți începe o scrisoare cu un refuz, cu cuvântul "nu" sau cu particula "nu". În primul rând, trebuie să explicați motivele acestei decizii. Dacă este posibil, sugerați căi alternative.

Nu este nevoie să impuneți unei persoane cum să rezolve problema. Acest lucru poate avea efectul opus.

Pentru a arăta că scrisoarea este urgentă, puteți solicita destinatarului să trimită un răspuns la un anumit număr. Nu o grăbiți într-o formă aspră.

Încercați să nu faceți indicii despre posibila incompetență a persoanei care va citi scrisoarea, deoarece acest lucru va părea insultător.

Deci, am examinat tehnicile de bază ale modului de a scrie o scrisoare oficială.

Urmând această instrucțiune, comunicarea dvs. de afaceri va fi mai ușoară și mai reușită și vă veți dovedi o persoană politicoasă și corectă.

Regulile de corespondență de afaceri de mai sus sunt potrivite atât pentru documentele pe suport de hârtie, cât și pentru mesajele electronice.