Care sunt atribuțiile secretarului

Pentru a defini în mod clar atribuțiile secretarului, trebuie să știți despre cineva vorbește despre. La urma urmei, această poziție poate fi văzut în mai multe moduri. Cunoscut, de exemplu, asistent administrativ ca lucrătorul de birou, secretarul general ca capul (capul) o anumită organizație, secretarul de stat ca funcționar public, secretarul ca persoană diplomatică, secretar al capului ca angajat, și alte opțiuni. Cel mai adesea, menționând postul, ei înseamnă un angajat care îndeplinește sarcini (sarcini), ca director al companiei și șefii individuale ale unităților sale de afaceri. Se pare că atribuțiile secretarului, în acest caz, a redus la realizarea comenzilor unice pentru probleme organizatorice și tehnice.

Ce ar trebui să știe și să facă secretar

Secretarul de zi cu zi trebuie să îndeplinească următoarele funcții:

1. Primiți informații de la subalternii săi să se transfere la cap.
2. Organizarea manager de telefon. În absența sa, pentru a primi informații, și apoi aduce în atenția directorului.
3. Primirea și să țină evidența mesajelor telefonice.
4. Crearea condițiilor pentru funcționarea normală a capului: pentru a monitoriza cererea de echipamente de papetărie și de birou.
5. Pentru a ajuta la organizarea conferințelor de producție și întâlniri. Se aduce la participanții la data, locul și ora evenimentului. Adunați materialele necesare pentru a asigura participarea reprezentanților prezenți și să păstreze verbal al reuniunii.
6. Păstrați înregistrări în întreprindere. În acest scop, secretarul trebuie să efectueze recepția, organiza e-mailurile primite și trimite-l la conducere. Apoi, pe baza de vize impus trimite documente sau executanți sub pictura. În atribuțiile secretarului includ , de asemenea , controlul asupra progresului, calendarul și rezultatele executării acestora.
7. Efectuați lucrările la tipărirea și reproducerea documentelor.
8. Organizarea de primire a vizitatorilor șefului companiei și capacitatea de a crea condiții pentru o soluție rapidă a problemelor.

Pentru a îndeplini aceste sarcini aparent simple ale secretarului, lucrătorul trebuie să știe:

• întreaga structură a managementului companiei și diviziile sale structurale;
• reglementări, personal și structura companiei, profilul său, perspectivele de dezvoltare și specializare;
• reglementări pentru buna desfășurare a procedurii;
• normele de utilizare a echipamentelor de birou și mijloace de comunicare;
• reguli BTP, DIN, foc de siguranță și igienă industriale;
• normele de organizare a muncii la locul de muncă;
• acte normative și juridice, ordine, regulamente, instrucțiuni de planificare, contabilitate și managementul calității muncii prestate.

specificitatea Funcționar

Dacă vorbim despre o anumită specializare, îngustă, situația este oarecum diferită. Să luăm, de exemplu, atribuțiile secretarului Clerk. Însuși titlul postului este în mod clar aspect al lucrării definite. De obicei, în fiecare întreprindere are deja o descriere de locuri de muncă, care prezintă activitățile de specialitate cu privire la munca de birou. În cazul în care o astfel de instrucțiune nu este prezent, este mai bine să-l creeze. Pentru a face acest lucru, ar trebui să utilizați manualul de calificare, în care eșantioanele sunt aproximative. După aceea, versiunea standard, este necesară pentru a modifica relația cu o anumită organizare caracteristici specifice și interne. În general, taxele secretar recepționeră trebuie să fie urmărite în mod clar trei domenii principale:

1. Confruntarea cu corespondență. Recepția, prelucrarea cu metode moderne și în timp util de expediere.
2. gestionarea adecvată a documentației interne.
3. Înregistrare, contabilitate strictă și transferul documentelor la arhiva pentru depozitare.

Caracteristici ale referentul

În unele întreprinderi introduse personalului pentru acest birou, care include o gamă largă de responsabilități: „director adjunct“ de la „help desk“ la Un astfel de specialist trebuie să aibă cunoștințe cuprinzătoare și o bună cunoaștere a situației. Atribuții sekretaryareferenta ușor extins datorită puterii a crescut. În general, acesta este - un secretar normal de locuri de muncă, dar cuvântul „asistent“, este de a face unele adăugiri la lista standard. În special, asistentul administrativ poate efectua în mod independent primirea vizitatorilor cu privire la anumite aspecte. Dotat cu anumite informații, el este capabil să facă propriile lor decizii. În plus, managerul asistent efectuează misiuni importante în ceea ce privește activitățile organizației (întreprindere). Uneori, asistent administrativ este însărcinat cu responsabilitatea administrării resurselor umane. Acest lucru se face numai în cazul în care cantitatea totală de muncă vă permite să îndeplinească sarcini suplimentare.